الأسرار الإنتاجية لأشهر المدراء التنفيذيين

نمتلك جميعاً نفس الوقت، نفس عدد الساعات في اليوم. لكن بالنسبة للبعض فإن قيمة الوقت أكبر بكثير. تحديداً "المُديرين التنفيذيين".

في دراسة نُشرت بدورية "هارفارد" للأعمال، فإن المُدراء التنفيذيين يعملون أسبوعياً 62.5 ساعة في المتوسط، ويحضرون حوالي 37 إجتماع. لذا فالحصول على أكبر استفادة من أوقاتهم هو أمر بالغ الأهمية.

في ما يلي تسع خدع يستخدمها الرؤساء التنفيذيون الناجحون للضغط على أنفسهم وموظفيهم للحصول على المزيد من الإنتاجية:

أبقِ يومًا واحدًا أسبوعياُ خالياً من الاجتماعات

سبعة وثلاثون اجتماعًا أسبوعيًا ليس بالأمر السهل، لكن "داستن موسكوفيتز" الرئيس التنفيذي لشركة "أسانا" يُفضل أن يخصص يومًا واحدًا على الأقل ليصبح خالياً من الاجتماعات، رافعاً شعار "لا لإجتماعات الأربعاء".

وكتب على مدونة الشركة أن: "الهدف من هذه الفكرة هو التأكد من أن الجميع يحصل على كتلة كبيرة من الوقت أسبوعياً للقيام بالعمل بتركيز". وأردف :"تم تبرير هذا الأمر بشكل جيد في مقالة "بول غراهام" الشهيرة: جدول المدير المنتج". جوهر هذه الفكرة هو أن الموظفين يتعرضون بشكل كبير للانقطاع عن العمل في وقت إنتاجهم.

ويريد "موسكوفيتز" من المديرين أن يكونوا مُنتجين أيضاً لبعض الوقت، ولذلك يضمن ابقاء يوم اسبوعياً على الأقل بدون اجتماعات حصولهم على بعض الوقت اللازم للإنتاج أيضاً.

خصص وقت للحصول على غفوة أو قيلولة.

واحدة من أفضل الطرق لإعادة شحن الطاقة خلال النهار هي الحصول على قيلولة، ولا يخشى المدير التنفيذي في "ستوك إكس"، "جوش لوبر" الإعتراف بأنه ينام في عمله.

وقال: "أجد أن إحدى أفضل الطرق للحفاظ على الإنتاجية هي دمج القيلولة في نظام يومك. ففي طريقي لإنماء الشركة أقضي 24 ساعة يومياً في العمل، واستهلك معظم الوقت تقريباً مسافراً عبر مناطق ذات فروق في التوقيت، مما يجعل الأمر صعباً على جسمك، لذا أقوم بأخذ غفوة أو غفوتين يومياً لمدة 11 دقيقة في المرة تقريباً، وأجد أنها تزيد من الطاقة والكفاءة ".

استخدم الأوقات المستقطعة في التفكير.

"سارة بلاكلي" ، المدير التنفيذي لشركة "سبانكس"، تعرف أنها تحصل على أفضل أوقات التفكير أثناء ركوب السيارة. المشكلة أنها تعيش قريبة جداً من مكتبها.

تقول: " صنعت ما يدعوه أصدقائي، الأوقات المزيفة للذهاب للعمل"، لذا أقود سيارتي بلا هدف في المدينة قبل الإنطلاق للشركة لتوفير وقت أفضل للحصول على أفكار.

كما قالت "بلاكلي" إنها تجلب معها دفتر ملاحظات للاستفادة من الهدوء. وقالت : "هناك عدد من الأحداث التي يكون فيها المحتوى على خشبة المسرح مملًا للغاية، لكنني كرسي السيارة مُقفل عليّ ولن استطيع الخروج والتمشي بعيداً". "هذا هو السبب في أنني أحضر معي دائمًا مفكرة، لأن ما سأفعله هو أنني سأبدأ العمل. أركز على حقيقة أنه لا يمكنني المغادرة، ولا يمكن تشتيت انتباهي، ولا يمكنني الذهاب إلى العمل الآن، ولا يمكنني كذلك إرسال بريد إلكتروني، أنا فقط جالسة هنا مع لوحتي الورقية. أنا أجلس هناك، هذا ممل حقًا، لذا سأقوم بسحب مفكرتي وأبدأ العمل.

اجعل بريدك الإلكتروني مُحدداً.

تقول "كاتيا بوشامب"، الشريك المؤسس لشركة "بيرش بوكس"​​، إن إحدى أفضل الحيل الإنتاجية لديها هي أمر بسيط: فهي تصر على أن يحدد فريقها موعدًا نهائيًا في بريدهم الإلكتروني. فهذا الأمر يجعل الأولويات تُنفذ بشكل أسرع بكثير.

قُل "لا".

يقول "جايسون فرايد"، الرئيس التنفيذي لـ Basecamp 

"من الصعب أن تكون مثمرًا عندما تقول "نعم" لأشياء كثيرة". لذا فهو انتقائي للغاية حول ما يفعله.

وأردف:" إن جميع الحيل التي لجأ إليها في حياته، لم تمنحه القوة مثلما منحته كلمة -لا-، فوجود عدد أقل من الأشياء للقيام بها هو أفضل طريقة لإنجاز الأمور. لذا فأنا حريص جداً عندما يتعلق الأمر بوقتي واهتماماتى- إنه أغلى مورد لدي. إذا لم يكن لديك الوقت، فلن يمكنك فعل ما تريد القيام به. وإذا كنت لا تستطيع أن تفعل ما تريد القيام به، فما هي الفائدة من الحياة؟.

كُن مُباشراً.. وتجنب الهياكل الهرمية.

اتباع سلسلة من الأوامر قد يُبطئ من تنفيذ العملية، يقول الرئيس التنفيذي لشركة "تسلا"، "ايلون ماسك". في رسالة بريد إلكتروني إلى موظفيه، والمنشورة على عدد من المواقع:" يجب أن يمر الاتصال عبر أقصر الطرق الضرورية لإنجاز المهمة".

المصدر الرئيسي للمشاكل هو ضعف التواصل بين الإدارات،" وأردف: "إن طريقة حل هذه المشكلة تسمح بحرية تدفق المعلومات بين جميع المستويات. 

إذا كان على أحد المساهمين الفرديين التحدث إلى مديره من أجل إنجاز شيء ما بين الأقسام، فإنه يضطر أن يتحدث إلى مديره، الذي يتحدث بدوره إلى نائب رئيس، ويتحدث إلى نائب رئيس آخر، ويتحدث إلى المدير، الذي يتحدث لشخص ما يقوم بالعمل الفعلي، ثم يحدث غباء خارق. يجب أن يكون الأمر سهلاً بالنسبة للأشخاص للتحدث مباشرة، وجعل الشيء الصحيح يحدث فقط".

اتخذ قرارات أسرع.

عندما يحين الوقت لاتخاذ قرار، توقف عن إضاعة الوقت، ترى ذلك الرئيسة التنفيذية السابقة لشركة "هيوليت باكارد"، "ميج ويتمان" في مقابلة مع مجلة فوربس. حيث قالت: "أتولى مراقبة جميع البيانات". " لا سريعة، أفضل من لا، أو نعم طويلة وممتدة". يساعدك ذلك في معرفة أنه عندما ترتكب أخطاء، يمكنك دائمًا إصلاح هذه الأخطاء".

كذلك يجب أن تكون متعقلًا، فعلى حد قولها. "الناس يمكن أن تتجمد قبل إتخاذ قرار، فإذا فكرت في كل شيء سيئ سيحدث، فإنك ستتجمد. هذا هو المكان الذي يكون فيه التعرف على أنماط الأمور مفيدًا حقًا. لقد كنت أفعل هذا لفترة طويلة؛ لقد شاهدت هذا الفيلم من قبل".

ارسل بريداً إلكترونياً أقل.

المدير التنفيذي لشبكة "لينكد إن"، "جيف وينر" يقوم بإرسال أقل عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني، لإستقبال أقل عدد ممكن كذلك من الرسائل.

 في منشور له على شبكته، قال إنه في شركة سابقة، لاحظ أن صندوق البريد الوارد الخاص به أصبح أخف وزنا بعد أن غادر اثنان من الزملاء المُحبين لإرسال البريد الإلكتروني الشركة.

وأردف: "تبين أنها لم تكن مجرد رسائل البريد الإلكتروني التي تولد كل هذا النشاط في صندوق الوارد - بل كانت ردودي  على رسائل البريد الإلكتروني، وردود الأشخاص الذين تمت إضافتهم إلى تلك المحادثات، وردود الأشخاص الذين أضافهم هؤلاء الناس في وقت لاحق".

لذا قرر إجراء تجربة، فقط كتابة رسائل البريد الإلكتروني عند الضرورة القصوى. "النتيجة النهائية: رسائل بريد إلكتروني أقل، وبريد وارد أكثر سهولة للتنقل خلاله. لقد حاولت التمسك بنفس القاعدة منذ ذلك الحين".

اصنع قوائم أفضل.

يبدأ "براين تشيسكي" المدير التنفيذي لشركة "آير بنب" صباحه بتعديل قائمة مهامه اليومية.

يقول:"اصنع قائمة بكل ما تريد تحقيقه في ذلك اليوم، وكن شاملاً قدر الإمكان، قم بتجميع المهام المشابهة معاً، واسأل نفسك عن كل مجموعة من المهام، ما الإجراء الذي ينبغي القيام به لإنجاز كل هذه الأشياء؟"

"كرر عملية التجميع والتكرير حتى تحصل على بعض المهام الكبيرة فقط".

وأردف تشيسكي: "إذا كانت لديك قائمة تضم 20 شيئًا، فستنتهي إلى إدراك أنك لست بحاجة إلى إجراء الـ20 أمرًا بكاملهم. إذا قمت بالأمور الثلاثة الكبيرة مثلاً، فستحدث الأشياء العشرين الأخرى كناتج أو مخرجات".